当日のオペレーション
受付開始からイベント終了まで、運用画面での操作を順に説明します。
1. イベントの状態
イベントは次の順に状態が進みます。状態を変えられるのはオーナーだけです。
| 状態 | 来場者は | スタッフは |
|---|---|---|
| 準備中 | 整理券を取れない（「受付開始前です」） | 設定の編集、スタッフ招待 |
| 受付中 | 整理券を取れる | 呼び出し・来場済みなど全操作 |
| 受付停止中 | 新しい整理券は取れない（「現在、受付を停止しています」） | 既に発券済みの待機列の呼び出しは続けられる |
| 終了 | 「このイベントは終了しています」 | 操作不可。レポートの閲覧のみ |
- 「受付を開始する」を押すと準備中 → 受付中になります。開始後はイベント名や受付上限を変更できません。
- 受付上限に達すると、それ以上の発券はできなくなります（来場者の画面には「最大受付数に達しました。」）。呼び出しはそのまま続けられます。
- 受付開始から24時間経過したイベントは、終了操作を忘れていても自動的に終了します。
2. 運用画面の見方
ダッシュボードでイベントを開くと運用画面が表示されます。
| いま呼び出し中 | 現在呼び出している整理券の番号。「ユーザー確認待ち」は来場者がまだ画面の「呼び出しを確認しました」を押していない状態、「確認済み ○:○」は押した状態です。 |
|---|---|
| 次に呼び出す番号 | 待機列の先頭の番号と、待機中の組数。人数入力をオンにしている場合は「(3名)」のように人数も表示されます。 |
| 上部のボタン | 「状況」「QR」「招待」「運用設定」（招待・運用設定はオーナーのみ）、マルチ窓口利用時は「窓口選択」「他窓口」。 |
| 画面下部 | 「オンライン／オフライン」と「最終更新」時刻。表示が古いと感じたら「更新」を押してください。 |
3. 呼び出しの基本操作
- 次の番号を呼び出す — 待機列の先頭を呼び出します。来場者の画面が「あなたの番号を呼び出しています」に切り替わります。呼び出し中の整理券がある間は押せません。順番を飛ばして特定の整理券を呼びたいときは、「状況」の待機列から呼び出せます（→ 5. 状況の確認）。
- 来場者が受付に来たら、スマホの画面の番号を確認します。
- 来場済みにする — 案内完了。整理券は「完了」になり、次の番号を呼び出せるようになります。
呼び出し中の整理券には、他に2つの操作があります。
| 待機に戻す | 呼び出しを取り消し、整理券を待機列の元の位置に戻します。来場者の画面には「待機に戻りました」と表示されます。間違えて呼び出したとき、来場者から「少し待ってほしい」と言われたときに使います。 |
|---|---|
| キャンセル | 整理券を終了させます。来場者の画面には「管理者によりキャンセルされました」と表示され、その整理券は使えなくなります。キャンセル履歴に記録されます。 |
4. 呼んでも来ない来場者への対応
呼び出しても来場者が来ない場合、次のどちらかで進めます。どちらにするかは事前に決めて掲示しておくことをおすすめします。
| 後回しにする | 「待機に戻す」を押すと、その整理券は待機列の元の順番に戻ります。次の番号を呼び出して先に進め、来場者が戻ってきたら改めて呼び出します。ただし、戻した整理券は列の先頭に残るので、次に「次の番号を呼び出す」を押すと再び同じ番号が呼ばれます。 |
|---|---|
| 無効にする | 「キャンセル」を押します。来場者が後から来ても、その整理券では案内しません（必要なら新しい整理券を取ってもらいます）。 |
呼び出し中の画面には「ユーザー確認待ち／確認済み」が表示されます。「確認済み」なら来場者は呼び出しに気づいて向かっている可能性が高いので、少し待つ判断ができます。「呼出からの経過時間警告」をオンにしていれば、来場者の画面に目安時刻が出ているので、「○分を過ぎたらキャンセル」と機械的に運用できます。
5. 状況の確認（統計・待機列・キャンセル履歴）
上部の「状況」ボタンで、3つのタブを持つ画面を開けます。
| 統計 | 平均待ち時間、平均対応時間、完了率、キャンセル率と、現在の待機組数・最長待ち時間。混雑度の判断に使います。 |
|---|---|
| 待機列 | 待機中・呼出中の整理券を順番に一覧表示（先頭100件）。各券の待ち時間、人数、呼出中なら確認済みかどうかが分かります。ここから管理者メモを書いたり、待機中の整理券を順番を飛ばして呼び出すこともできます。 |
| キャンセル履歴 | キャンセルされた整理券の一覧。来場者自身のキャンセルか管理者操作か、呼び出しからキャンセルまでの経過時間が分かります。 |
待機列から呼び出す（順番を飛ばす）
待機列の各整理券にある「呼び出す」を押すと、待機列の先頭でなくてもその整理券を呼び出せます。急ぎの来場者を先に案内する、待機に戻した整理券を後から呼び直す、といった場合に使います。前に待っている組数が確認画面に表示されます。「次の番号を呼び出す」と同じく、自分（の窓口）が呼び出し中の整理券がある間は押せません。
管理者メモ
待機列の各整理券に、スタッフ向けのメモを残せます（例：「ベビーカーあり」「4名 → 6名に変更希望」）。メモは全スタッフの端末で共有され、来場者には表示されません。
6. 受付の一時停止と再開
オーナーは「受付を一時停止する」で新しい整理券の発券だけを止められます。待機列の呼び出しはそのまま続けられるので、 「今並んでいる方までで締め切る」「休憩の間だけ受付を止める」といった使い方ができます。
再開するときは「受付を再開する」を押します。停止中、来場者のQR画面には「現在、受付を停止しています。」と表示されます。
7. イベントを終了する
すべての案内が終わったら、オーナーが「イベントを終了する」を押します。終了すると発券・呼び出し・メモ編集ができなくなり、元に戻せません。
- 待機中・呼出中の整理券が残っていても終了できますが、残った整理券の来場者の画面には「イベントは終了しました」と表示され、以降は呼び出せません。終了前に、残っている方を案内するかキャンセルして待機列を空にしてください。
- 終了後、イベントを開くと事後レポートが表示されます。（→ 分析レポート）
- 終了を忘れても、受付開始から24時間後に自動終了します。
8. 通信状態
Ordicaはクラウド上でデータを同期するため、スタッフ端末・来場者端末ともにインターネット接続が必要です。運用画面の下部が「オフライン」になっているときは、表示されている待機列や番号が古い可能性があります。
- 電波の良い場所に移動するか、Wi-Fi／モバイル回線を切り替えてください。
- 接続が戻ったら「更新」を押して最新の状態にしてから操作を再開してください。
- オフラインの間に押した操作は反映されません。エラーが出た場合はやり直してください。