イベントの準備
イベント作成フォームの各項目と、当日までに済ませておくことを説明します。
1. イベントを作成する
ダッシュボードの「イベントを作成」ボタンから作成します。作成時に決める項目は次のとおりです。
| イベント名 | 来場者の画面にも表示されます。「○○フェス 物販列」など、来場者が見て自分の列だと分かる名前にしてください。 |
|---|---|
| 作成プラン | 無料テスト（20組まで・全オプション有効・7日で消去）か、 有料イベント（1,000組まで・1年保持）。有料は基本チケットを1枚消費します。 基本チケットか Ordica Pass をお持ちの場合は、最初から有料イベントが選ばれています。無料テストは後から有料に切り替えられないので、本番のイベントは有料で作成してください。 |
| オプション機能 | 有料イベントでは、データ分析（事後の分析レポート）とマルチ窓口（複数窓口での呼び出し）を追加できます。それぞれオプション券を1枚消費します。 オプションは作成後に追加できません。必要なら作成時に選んでください。 |
| 受付開始予定日（任意） | 設定すると、オーナーが「受付を開始する」を押していても、この日時になるまで来場者は整理券を取れません（来場者の画面には「受付は ○:○ から開始予定です」と表示されます）。開店前に画面だけ準備しておきたい場合に使います。日時になっても自動では受付開始しないので、当日「受付を開始する」を押す操作は必要です。 |
| メモ（任意） | スタッフ向けの覚え書きです。来場者には表示されません。 |
| 担当スタッフ | 過去に招待を承諾したスタッフ（スタッフ名簿）が一覧で表示されます。チェックした人は、招待リンクを送らなくてもこのイベントを操作できます。初期状態では全員にチェックが入っています。名簿が空のときは表示されません。 |
2. 前回と同じ設定で作る（複製）
同じようなイベントを繰り返し開催する場合は、ダッシュボードのイベントカードにある「この設定で複製」から作成すると、前回の設定が入力された状態で作成画面が開きます。複製できるのはオーナーだけです。
| 引き継がれるもの | 引き継がれないもの |
|---|---|
| イベント名・作成プラン・オプション・受付上限と管理方式・人数入力・メモ・詳細設定（事前通知・経過時間警告・自動リマインド）・担当スタッフ | 受付開始予定日時（空になるので指定し直してください）・マルチ窓口の窓口名（作成後に設定タブで指定）・スタッフ招待リンク（新しく発行されます）・整理券やレポートのデータ |
複製でもチケットは通常どおり消費されます。Ordica Pass をお使いの場合は、選んだ日付で Pass の対象になるかが作成画面に表示されます。（→ Ordica Pass）
3. 受付上限を決める
上限に達すると自動で受付が停止し、来場者の画面には「最大受付数に達しました。」と表示されます。上限の数え方は2種類あります。
| 組数ベース | 発券された整理券の枚数で数えます。1枚で複数人が入る場合でも1組です。飲食店の順番待ち、受付列など一般的な用途向け。 |
|---|---|
| 数量/人数ベース | 発券時に来場者に人数（数量）を選ばせ、その合計で数えます。ノベルティの配布数、座席数など「モノの数」に上限がある場合向け。 |
発券時に人数を入力させる
「詳細設定」内の「発券時に人数を入力させる」をオンにすると、来場者は整理券を取るときに人数（1〜「選択可能な最大人数」）を選びます。人数は管理画面の待機列や呼び出し表示にも「3名」のように表示されるので、席の準備に使えます。数量/人数ベースの上限管理を使う場合は必ずオンにしてください。
4. 詳細設定（来場者への通知・警告）
作成フォームの「詳細設定」と、作成後の「設定」タブ・運用画面の「運用設定」から変更できます。この章で説明する事前通知・経過時間警告・自動リマインドは受付開始後でも変更できます。同じ「詳細設定」にある上限の数え方（管理方式）と人数入力は、受付開始前のみ変更できます。
| 事前通知 | 来場者の順番が「あと○組」まで近づいたとき、来場者の画面に「まもなく呼び出します。受付近くへ移動を開始してください」と表示します。 「何組前になったら通知するか」で 1〜5 組を選べます。会場が広い、待ち時間中に離れる来場者が多い場合は大きめの数にしてください。 |
|---|---|
| 呼出からの経過時間警告 | 呼び出し中の来場者の画面に「お越しいただく目安：○時○分まで（経過時間：○分）」を表示し、「警告までの時間（分）」を過ぎると赤字で「至急お越しください」に変わります。 「○分経っても来なければ次の方を優先します」という現場ルールを来場者にも伝える手段として使えます。管理画面側では、呼び出し中の整理券に「ユーザー確認待ち／確認済み」が表示されます。 |
| 遅延時の自動リマインド | 呼び出し後、来場者が「呼び出しを確認しました」を押さないまま「間隔（分）」が経過するたびに、来場者の画面に呼び出しのポップアップを再表示し、「まだお越しになっていません」と赤字で促します（Androidでは振動も）。「最大回数」まで繰り返します。 来場者が整理券の画面を開いている間だけ有効で、画面を閉じている来場者には届きません。 |
5. 作成後に変更できること・できないこと
| 項目 | 準備中 | 受付開始後 |
|---|---|---|
| イベント名・受付上限・上限の管理方式・人数入力 | 変更可 | 変更不可 |
| 窓口の数・窓口名（マルチ窓口） | 変更可 | 変更不可 |
| 事前通知・経過時間警告・自動リマインド | 変更可 | 変更可（終了後は不可） |
| オプションの追加 | 不可 | 不可 |
| スタッフの招待・削除 | 可 | 可 |
イベントを間違えて作成した場合は、整理券を1枚も発券していない「準備中」の状態であれば、削除すると消費したチケットが戻ります。（→ お支払い・チケット）
6. 受付用QRコードを用意する
イベントの「シェア」タブ（運用画面の「QR」ボタンからも開けます）に、来場者用URLとQRコードが表示されます。
- QRコードをダウンロードして印刷し、受付や入口など来場者の目に入る場所に掲示します。
- QRの近くに「読み取ると整理券が取れます」「呼び出し中の画面を開いたままお待ちください」などの案内文を添えてください。（文例は来場者の画面）
- 来場者はスマホのカメラで読み取るだけです。専用アプリは不要です。
QRコードはイベントごとに異なります。別のイベントのQRを流用しないでください。